中小学生学籍管理实施细则
第一章 总则
第一条 为规范全省中小学生学籍管理，进一步提升管理规范化、科学化、数字化水平，保障适龄儿童少年受教育权利，根据《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国义务教育法》及教育部《中小学生学籍管理办法》(教基〔2025〕1号)，结合全省实际情况，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于全省各级人民政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中学校(含中职学校综合高中班、综合高中普通高中班)、特殊教育学校、专门学校及其他依法实施义务教育、普通高中教育的学校(以下简称“中小学校”)和在这些学校就读的学生(以下简称“中小学生”)。
第三条 学籍管理实行省级统筹、分级负责、学校实施的管理体制。
省级教育行政部门负责统筹全省中小学生学籍管理工作，制定学籍管理实施细则，基于全省学籍信息数据库开展相关学籍管理业务；指导、监督、检查全省各地和中小学校学生学籍管理工作；负责其直管学校的学籍管理工作。
市级教育行政部门负责指导、督促县级教育行政部门认真落实国家和省关于中小学生学籍管理的各项规定和要求，负责其直管学校的学籍管理工作。
县级教育行政部门具体负责本行政区域内中小学校的学生学籍管理工作，指导督促学校做好学生学籍的日常管理工作；制定学籍管理工作规程，定期核查学生学籍信息变动情况，确保学籍信息准确无误。
学校负责收集、汇总、校验、上报学籍信息，及时办理各项学籍业务，在学籍建立、学籍变动中做好审核把关；配合上级学籍管理部门做好学籍管理相关工作，指导帮助家长查看与更新学生学籍信息。校长是学校学籍管理的第一责任人，学籍管理员是直接责任人。教学点的学籍管理可由中心校承担。
第四条 各地教育行政部门和中小学校对所采集和管理学籍信息的数据安全负责，应当确保学生学籍信息的真实性、准确性、连续性和完整性。
第二章 学生学籍信息管理
第五条 全省中小学生学籍实行信息化管理，统一使用国家中小学生学籍信息管理系统(以下简称“学籍系统”)，原则上不新设立纸质学籍档案。特殊情况确需纸质学籍档案的，可由学籍管理员参照电子档案格式打印相关纸质材料，并由使用部门妥善保管。
第六条 学籍管理实行“一人一籍、籍随人走”制度。学籍号由学籍系统按照有关规则自动生成，一人一号，终身不变。
第七条 学生因入学、升学、休学、复学、转学、退学、毕业(结业、肄业)等原因使学籍信息发生变化时，学校应及时在学籍系统中更新确认，并将证明材料归入学校、学生学籍档案。上级学籍管理部门应及时核准。
学生父母或其他法定监护人通过学籍系统移动端更新学生基础学籍信息的，由学校审核确认后完成信息变动，必要时报上级学籍管理部门核准。有关材料归入学生学籍档案。
第八条 学校合并的，学生学籍档案移交到合并后的学校管理。学校撤销的，学生学籍档案移交到主管教育行政部门或其指定的单位管理。
第三章 学籍建立
第九条 凡年满六周岁的儿童，其父母或者其他法定监护人应当送其入学并完成义务教育。小学一年级新生初次办理入学注册手续后，学校应依据学生有效身份证件为其采集学籍信息(学生基本信息采集表见附件 1)，并在2个月内建立学籍档案。鼓励各地通过“教育入学一件事”政务服务平台实现学生入学信息共享。
适龄残疾儿童少年经县级残疾人教育专家委员会评估鉴定后，以特殊教育学校就读、普通学校随班就读、送教上门等方式分类安置。就读学校或承担送教上门工作的学校负责为其建立学籍。
适龄儿童需要延缓入学(以下简称缓学)的，其父母或其他法定监护人应当在学年开始前，持相关材料向户籍所在地县级教育行政部门提出申请，审核通过后办理缓学手续。缓学期限一般为一学年，缓学期满仍不能就学的，应重新提出申请。缓学学生暂缓注册学籍。
适龄儿童接到学校入学通知后，因故不能如期办理入学手续的，须在开学后10个工作日内持有关证明向学校申请延期办理入学手续，延期期限不超过两周。
第十条 新生注册学籍，必须经上级学籍管理部门批准。学校不得使用虚假信息为学生建立学籍，不得重复建立学籍。
第十一条 小学招生结束后，由主管教育行政部门或学校按照规定班容量对新生进行均衡编班。
第十二条 获得当地入学资格的境外学生(含港澳台、外籍学生)或中国居民的外籍子女应持有效身份证件到所接收学校登记信息、办理入学并建立学籍。
高中阶段中外合作办学项目的学生，由市级教育行政部门确认后建立学籍。
如有特殊情况，由学校或县级教育行政部门向市级教育行政部门说明情况并进行办理。
第四章 升学、转学
第十三条 学生升入初中、普通高中学校并按时报到的，学校在1个月内完成学籍信息的转接与更新，按规定班容量进行编班。初中学校新生由主管教育行政部门或学校进行均衡编班。
学籍管理部门应依据招生政策、招生计划，以及学生实际报到情况，在学籍系统完成学籍转接。
第十四条 中小学校录取的学生开学后10个工作日内不到校办理入学注册手续，又不办理延期手续，或延期期限内仍不报到者，义务教育学校启动控辍保学程序，普通高中学校报上级学籍管理部门同意后取消其入学资格。
第十五条 中小学校如发现有采用不正当手段骗取升学资格的，应及时报主管教育行政部门核查处理。义务教育学校的学生，由其应就学地的县级教育行政部门统筹安排学校。普通高中学校的学生，由学校报上级学籍管理部门同意后取消其入学资格。
第十六条 中小学校学生转学，一般在学期初15天内受理。由父母或其他法定监护人提出申请，由拟转入学校通过学籍系统启动学籍转接手续，经转出学校同意，由双方学校上级学籍管理部门核办。转学具体办法由市级教育行政部门制定。
第十七条 中小学校在规定班额范围内尚有空余学位，方可接收学生转入。
第十八条 义务教育阶段学生因户籍迁移、家庭居住地发生变化等原因，可申请转学，转学需符合转入地有关要求。拟转入学校学位已满的，家长可向转入地县级教育行政部门申请统筹安排学校。
普通高中学生户籍跨省、市、县迁移(不含同一城市的不同城区间迁移)且因家庭居住地相应变化的，可申请转入与原就读学校办学水平相当的户籍地普通高中学校。
第十九条 学校同意转学后，转入、转出学校和双方学校上级学籍管理部门应分别在10个工作日内完成核办。跨省转学的，办理时限以学籍系统规定为准。转出学校须对电子学籍档案备份保留，同时保留必要的纸质学籍档案复印件。
第二十条 小学、初中、普通高中学校原则上起始年级第一学期、毕业年级第二学期不得转学。普通高中学生不得在本县(市、区)域内和在同一招生区域内转学。各地高考报名结束后，原则上不再办理高中毕业年级学生转学手续。学生转学不得变更就读年级，义务教育阶段不同学制间转学时，按照一至九年级进行对应转学。学生休学期间以及受处分期间不予转学。
第二十一条 民办中小学校拟转入学生的，由主管教育行政部门和上级学籍管理部门结合在校生占比和学位空余等情况统筹确定，高中阶段学校还需统筹考虑招生计划和中考成绩等情况。
第二十二条 普通高中学校与中等职业学校之间学生转学，须符合有关转学条件，且有空余学位，经转入学校和转出学校同意后，由学校上级学籍管理部门核办。
普通高中学校学生转入中等职业学校，在第一学年的第二学期末、第二学年的第一学期末或第二学期开学后的一周内办理，只能转入三年制专业。
中等职业学校学生转入普通高中学校，应符合转入学校招生条件。
第二十三条 适度放开特殊教育学生学籍变动权限。残疾学生在特殊教育学校、普通学校随班就读之间互转的，由转入学校及时办理学籍转接。残疾学生的升级、毕业、升学等事项，由所在学校委托残疾人教育专家委员会进行评估，依据评估结果进行判定。残疾学生因特殊情况可降级就读，由学校在学籍系统中登记，提交上级学籍管理部门审批。
第二十四条 入读专门学校的学生，学籍保留在原学校。返回原学校继续接受普通教育的，由就读学校及其主管教育行政部门确定相应就读年级，并及时更新学籍。
第二十五条 跨省转入山西的普通高中学生，已在当地参加普通高中学业水平考试的须提供转出地省级学业水平考试证明。
第二十六条 学生到境外就读的，应当凭有效证件到学籍所在学校办理相关手续，学校在学籍系统做“出境”标记，并将其学籍档案转入上级学籍管理部门。学生回到境内后仍需接受基础教育的，凭相应学习记录、依据现行招生入学政策进入对应年级就读。学校应接续学籍档案，并将学生出境学习经历在学籍信息中标记。
第五章 休学、复学
第二十七条 学生在接受义务教育和普通高中教育期间，不允许留级。有下列情形之一的，可以申请休学：
(一)因病经诊断需停课治疗休养占一学期总学时三分之一以上的。
(二)因本人其他不可抗拒原因确需休学的。
第二十八条 申请休学的中小学生，由父母或其他法定监护人提出书面休学申请，填写《山西省中小学生休学、复学申请表》(附件2，以下简称《休学、复学申请表》)。因病休学的，需提供县级及以上医院病历或其他有效证明材料；因不可抗拒的原因休学的，需提供县级及以上公安、民政等有关部门的证明。学校确认后通过学籍系统报上级学籍管理部门核准。学生休学情况记入学生电子档案，有关证明材料作为《休学、复学申请表》的附件存档。
学生患有《中华人民共和国传染病防治法》规定的需要隔离治疗的传染病，治疗期限符合休学条件的，由学校将县级及以上医院证明材料报主管教育行政部门核准后，为其办理休学。
学生休学期间，学校应为其保留学籍。
第二十九条 申请休学的期限不超过1年，休学期满后确需继续休学的，应重新申请。普通高中学生累计休学不超过两年。
第三十条 原则上小学、初中毕业年级第二学期不允许休学，普通高中毕业年级不允许休学。
第三十一条 学生休学结束后，由父母或其他法定监护人填写《休学、复学申请表》并提供相关证明材料，向学校提出复学申请，可申请回原年级或对应年级就读。学校依据证明材料、学生情况进行核准。
第三十二条 核准复学的学生，学校应在学生返校后的10个工作日内通过学籍系统向上级学籍管理部门提出申请。上级学籍管理部门应当在10个工作日内进行审核，通过后做复学处理。
第三十三条 学生休学期满，经学校与父母或其他法定监护人联系后，学生仍未复学或1个月内未办理继续休学手续的，义务教育学校启动控辍保学程序，普通高中学校报上级学籍管理部门备案后按自行退学处理。
第六章 退学
第三十四条 义务教育阶段学生不予办理退学手续。义务教育阶段学校不得以任何理由劝退、开除学生。
第三十五条 普通高中学生有下列情形之一的，学校可以办理退学。
(一)一学期内连续无故旷课超过8周或累计旷课10周及以上，学校与父母或其他法定监护人多次联系帮助教育无效的，学校报上级学籍管理部门备案，按自行退学处理；
(二)休学累计超过两年，不宜在校继续学习的，应予退学；
(三)因患严重疾病或因意外事故，不能坚持或不宜继续在校学习的(须附县级及以上医院病历或公安等有关部门的证明)；
(四)学生父母或其他法定监护人申请退学的。
第三十六条 普通高中学生退学，由父母或其他法定监护人向学校提出书面退学申请(自行退学的除外)，填写《山西省普通高中学生退学申请表》(附件3)，经学校确认后报上级学籍管理部门备案。学校应在学生办理退学手续后的10个工作日内通过学籍系统对退学学生进行标记。
第三十七条 学生死亡，学校应凭相关材料在60个工作日内通过学籍系统报上级学籍管理部门注销其学籍。
第七章 毕业(结业、肄业)
第三十八条 小学生、初中学生学习期满后，予以毕业，由主管教育行政部门统一印制、核准、编号、验印、颁发毕业证书。
第三十九条 普通高中学生在校学习满三年，修完教育教学计划规定内容，学分达到规定要求，学生体质健康测试成绩合格，综合素质评价材料符合相关要求，无严重违纪记录者(含处分期满或撤销)，参加学业水平合格性考试(含补考)所有科目达到合格的，准予毕业。
第四十条 普通高中毕业证书由市级教育行政部门(省直管学校除外)按省级教育行政部门统一要求印制、核准、编号、验印、颁发。
第四十一条 普通高中学生学习期满，未达到规定毕业条件者，准予结业。退学学生和其他未完成学业终止学习的学生，应当认定为肄业。由学校发放结业(肄业)证明书(附件4)。
第四十二条 学生毕业、结业、肄业的信息，由学校学籍管理员分类处理并上传至学籍系统，由上级学籍管理部门审核。
第四十三条 逐步推广使用电子毕业、结业(肄业)证书，电子证书可与纸质证书同时使用，具有同等效力。
学生毕业证书遗失的，不再补发，由毕业学校发给学历证明书(附件5)，经主管教育行政部门验印后生效。
第八章 奖励、处分
第四十四条 中小学生在校期间德智体美劳全面发展或某一方面有突出表现受到校级以上奖励的，应记入学生的学籍档案。
第四十五条 中小学生违反校规校纪应按照《中小学教育惩戒规则(试行)》有关规定，实施教育惩戒或给予纪律处分。学生受到记过及以上纪律处分，须记入学生的学籍档案。未成年学生接受专门教育的情形不纳入学生学籍档案。
第九章 保障措施
第四十六条 各地教育行政部门建立本地中小学学籍管理制度，并指导中小学校建立完善学籍管理具体操作规定。
第四十七条 各地教育行政部门、中小学校要为学籍管理提供必要的办公环境、设施设备等保障条件。
第四十八条 各地教育行政部门负责加强学籍管理队伍专业化建设。各地教育行政部门、公办中小学校学籍管理员须为本单位在编工作人员，民办中小学校应该选择爱岗敬业、责任心强的人员担任学籍管理员。
各地教育行政部门应设立学籍管理员备案制度，学校与教育行政部门学籍管理员的基本信息须报上级教育行政部门备案，并在学籍系统中及时进行登记和更新。
学籍管理员应当先培训后上岗，确保熟悉学籍管理有关规范要求。学籍管理员应保持相对稳定。各地应当结合实际情况，合理核定学籍管理人员工作量并将其纳入绩效工资分配方案，在同等条件下应优先考虑学籍管理人员的职称评定、评优晋级等，保障学籍管理员合法权益。
第四十九条 学校应当于每学期开学1个月后至少核准一次学生学籍，及时严肃处理人籍分离、空挂学籍等问题，确保人籍一致、学籍变动手续完备、学生基础学籍信息和学籍变动信息准确。
第五十条 各地教育行政部门和学校均须建立严格的学籍管理工作安全制度。定期更改学籍系统账号密码，半年以上未使用的账号予以封存。各地学籍管理人员应严格遵守数据使用规则，严防学籍数据泄露。
除法律法规有明确规定或经县级以上人民政府批准的，任何学生学籍信息不得向外提供。向外提供的学生学籍信息应依法依规进行脱敏或匿名化处理。获得使用批准后，应在申请使用范围内依法使用学籍信息，严防学籍信息滥用。若造成信息泄露与违规使用的，依照“谁批准、谁负责”的原则对相关涉事人员依法进行处理。
教育部推进基于学生基础学籍信息的“学生可信教育数字身份”建设与应用，在不同应用系统间实现学生教育身份信息的可信识别与安全共享，严防其他应用系统违规采集学生信息，严防学籍数据通过其他应用系统产生泄露。
各地教育行政部门需建立学籍安全管理的预警机制。
第五十一条 教育行政部门违反本细则的规定，由上级教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。
学校违反本细则的规定，有下列情形之一的，由其主管教育行政部门责令改正；情节严重的，依法追究校长、学校法人和相关人员责任：
(一)不为合规接收学生建立学籍档案的；
(二)以虚假信息建立学籍或学籍档案的；
(三)不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的；
(四)不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；
(五)不为合规接收学生办理转学手续的；
(六)不按规定为学生转接学籍档案的；
(七)泄露或非法使用学生学籍信息的；
(八)除上述行为外疏于学籍管理造成严重问题的；
(九)违反本细则规定的其他行为。
第十章 附则
第五十二条 在本省中小学校就读的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本细则执行。
第五十三条 本细则自2026年2月10日起施行，有效期5年。2019年11月21日印发的《山西省中小学生学籍管理办法实施细则(暂行)》(晋教基〔2019〕19号)同时废止。
附件：
1. 全国中小学生学籍信息管理系统学生基本信息采集表(2022年修订版)
2. 山西省中小学生休学、复学申请表
3. 山西省普通高中学生退学申请表
4. 山西省普通高中结业(肄业)证明书式样
5. 山西省中小学生学历证明书式样
6.《中小学生学籍管理实施细则》政策解读
